Comprendre les rôles et les permissions

Le rôle définit ce qu’un utilisateur peut faire, ou ne pas faire, dans votre espace DamaneSign. Chaque rôle regroupe un ensemble de permissions. Une permission porte toujours sur une ressource (signatures, contacts, modèles, circuits de signature, utilisateurs, espaces de travail, facturation…) et sur un ou plusieurs niveaux d’action :

• Consulter : voir la ressource.

• Créer et modifier : ajouter une ressource ou la mettre à jour.

• Supprimer : supprimer la ressource.

• Exécuter : déclencher une action, par exemple démarrer une demande de signature, envoyer une relance, annuler une transaction ou signer un document.

Votre organisation dispose de quatre rôles : Signataire, Gestionnaire, Administrateur et Propriétaire. Le rôle est choisi à la création de l’utilisateur et reste modifiable à tout moment depuis le menu Utilisateurs.

Permission et périmètre : deux notions complémentaires

La permission indique ce que l’utilisateur peut faire ; le périmètre indique sur quelles données. Deux utilisateurs peuvent disposer de la même permission « gérer les signatures » sans voir les mêmes transactions.

• Périmètre personnel et espaces de travail (Signataire, Gestionnaire) : l’utilisateur accède aux signatures qu’il a créées, ainsi qu’à celles rattachées à un espace de travail dont il est membre. Le carnet de contacts et les modèles de documents suivent la même règle : ils sont limités à ses espaces de travail.

• Périmètre organisation (Administrateur, Propriétaire) : l’utilisateur accède à l’ensemble des signatures, contacts et modèles de l’organisation, quel que soit l’espace de travail.

Quel que soit son rôle, un utilisateur retrouve toujours dans sa Boîte de réception les invitations dont il est destinataire, même lorsque la demande de signature a été créée par une autre personne.

Les quatre rôles en détail

Signataire

C’est le rôle le plus restreint. Il est destiné aux collaborateurs qui n’ont qu’à signer les documents qu’on leur adresse.

Le signataire peut :

• Consulter sa Boîte de réception, puis signer ou refuser les invitations qui lui sont adressées

• Consulter la liste des utilisateurs de l’organisation

• Consulter les espaces de travail dont il est membre

• Consulter les informations de l’entreprise et les étiquettes

Il n’a pas accès au menu Signatures : il ne peut ni créer ni envoyer de demande de signature, et n’a pas accès au carnet de contacts.

Gestionnaire

C’est le rôle des utilisateurs qui envoient des documents à signer au quotidien, sans administrer l’organisation.

Le gestionnaire peut :

• Créer, modifier, démarrer, relancer, prolonger, annuler et supprimer les demandes de signature de son périmètre, c’est-à-dire celles dont il est le créateur et celles de ses espaces de travail

• Gérer le carnet de contacts de ses espaces de travail : créer, modifier et supprimer des contacts

• Consulter les modèles de documents et les circuits de signature de ses espaces, et les utiliser pour créer une demande de signature

• Consulter la liste des utilisateurs, les espaces de travail et les étiquettes

• Signer ou refuser ses propres invitations depuis la Boîte de réception

Il ne voit pas les signatures créées par les autres utilisateurs en dehors de ses espaces de travail. Il ne peut pas créer d’utilisateur ni d’espace de travail, ne peut pas créer ou modifier un modèle ni un circuit de signature, et n’a pas accès aux paramètres de l’organisation.

Administrateur

L’administrateur dispose des mêmes actions que le gestionnaire, mais à l’échelle de toute l’organisation, et il administre le compte de l’entreprise.

L’administrateur peut :

• Consulter, modifier, démarrer, relancer, prolonger, annuler et supprimer toutes les demandes de signature de l’organisation, tous espaces de travail confondus, et les exporter au format Excel

• Gérer l’intégralité du carnet de contacts

• Créer, modifier et supprimer les modèles de documents

• Créer, modifier et supprimer les circuits de signature

• Créer, modifier et supprimer les utilisateurs, et leur attribuer un rôle

• Créer, modifier et supprimer les espaces de travail et gérer leurs membres

• Créer, modifier et supprimer les étiquettes

• Personnaliser les modèles d’e-mails envoyés aux destinataires : invitation, validation, relance, finalisation, refus, annulation

• Modifier la configuration de signature de l’organisation : types de signature autorisés, méthodes d’authentification des signataires, QR code, etc.

Il n’a en revanche pas accès aux clés d’API, aux webhooks, aux cachets et certificats, ni à la facturation.

Propriétaire

Le propriétaire est le responsable du compte. Il cumule tous les accès de l’administrateur et les fonctions liées au contrat et aux intégrations techniques.

En plus des permissions de l’administrateur, le propriétaire peut :

• Gérer les clés d’API, le Webhook et le Callback

• Accéder aux Cachets et aux Certificats

• Suivre la Consommation de l’organisation

• Gérer l’Abonnement et consulter les factures

• Modifier la raison sociale et l’ICE de l’entreprise

Le rôle Propriétaire est unique et ne peut pas être attribué depuis l’écran Utilisateurs : il n’apparaît pas dans la liste des rôles proposés et le rôle du propriétaire ne peut pas être modifié. Pour transférer la propriété du compte, contactez le support DamaneSign.

Tableau récapitulatif

Légende : ✔ accès complet · Consulter : lecture seule · — : pas d’accès.

Bon à savoir

• Le rôle n’est pas le seul élément qui conditionne l’affichage d’un menu. Certaines fonctionnalités (modèles de documents, circuits de signature, espaces de travail, cachets et certificats, clés d’API) dépendent aussi de votre offre et de la configuration de votre organisation. Si l’option n’est pas activée, le menu correspondant reste masqué, y compris pour le propriétaire.

• Une demande de signature en cours ne peut pas être supprimée. Il faut d’abord l’annuler, puis la supprimer.

• Lorsque l’abonnement est expiré, les actions de création (nouvelle signature, nouvel utilisateur, nouveau contact…) sont bloquées quel que soit le rôle.

Modifier le rôle d’un utilisateur

Depuis le menu Utilisateurs, ouvrez la fiche de l’utilisateur concerné, puis sélectionnez le nouveau rôle dans le champ Rôle et enregistrez. La modification est immédiate : l’utilisateur retrouve ses nouveaux accès à sa prochaine connexion, ou après avoir rafraîchi la page. Seuls les administrateurs et le propriétaire peuvent effectuer cette opération.